Hoe gaat een GMP+audit in zijn werk?
Benno Smith: ‘Bij een GMP+audit kijk ik naar de processen en afdelingen binnen het bedrijf die een verantwoordelijkheid hebben op het gebied van voedsel- en voederveiligheid. Dat zijn er bij de voederproductielocaties van de VanDrie Group ontzettend veel. Denk aan inkoop van grondstoffen, productie, transport, kwaliteitsdienst, HACCP, voederveiligheid. Voor al deze processen heeft GMP+ normen vastgesteld. De kwaliteit van het product wordt hier als onderdeel in meegenomen. Denk bijvoorbeeld aan de homogeniteit van de mengers.'
Christian Kievit: ‘Tijdens de jaarlijkse externe audit neem ik samen met Benno eerst de planning van de dag door. Ook bespreken we de veranderingen en ontwikkelingen die in het afgelopen jaar binnen het bedrijf hebben plaatsgevonden. Dat is voor de auditor belangrijk om te weten, omdat deze opnieuw moeten worden getoetst aan de norm. De daadwerkelijke audit gebeurt vervolgens in twee stappen, eerst door middel van interviews met medewerkers, daarna met het doornemen van documenten en registratie in Safety Guard, ons kwaliteitssysteem.’
Met GMP+ certificering geeft de VanDrie Group een voederveiligheidsgarantie af aan afnemers. - Benno Smith
Smith: ‘Binnen de verschillende processen wil ik medewerkers heel graag spreken. Tijdens een gesprek met de inkoopmanager ga ik na of er aan inkoopeisen wordt voldaan. Maar ook voor het legen van silo’s zijn er diverse eisen vanuit de GMP+norm, waarover ik graag met de productie managers en operators spreek. Na de interviews controleer ik samen met Christian in het kwaliteitssysteem of de uitgevoerde stappen waarover de medewerkers vertellen ook zijn vastgelegd. Met de wetgeving en de norm in het hoofd zoek ik antwoord op de vraag: doet het bedrijf wat ze zegt dat ze doet én voldoet dit aan wetgeving en de norm?’
Voor de GMP+norm geldt dat een auditor maximaal drie jaar achter elkaar de audit bij hetzelfde bedrijf uitvoert. Twee keer aangekondigd en één keer onaangekondigd. Ter verbetering van het audit proces neemt een andere auditor het proces vervolgens over.
Wat gebeurt er als u een verschil ontdekt tussen dat wat wordt gezegd door een medewerker en dat wat er in het systeem staat?
Smith: ‘Dat kan gebeuren. Wanneer ik tijdens een interview hoor dat niet is gehandeld volgens een norm ga ik op zoek naar de reden erachter. Ik toets bij Christian de verkregen informatie en vraag om een verklaring voor het feit dat niet volgens de norm is gehandeld. Soms zit daar een goede reden achter en soms ook niet. Afhankelijk hiervan wordt bepaald of dit binnen de grenswaarden van de norm ligt. Wanneer dit niet het geval is, noteer ik een bevinding welke een nieuwe doelstelling kan worden voor de organisatie.’
Sommigen zijn van mening dat de inzet van externe auditoren voorkomt dat bedrijven, medewerkers en ketenpartners echt ‘ownership’ nemen voor de issues. Dit heeft als gevolg dat er geen structurele, maar tijdelijke.’ verbeteringen worden doorgevoerd om beter te scoren tijdens de externe audits. Wat is uw kijk hierop?
Kievit: ‘Een audit is een mechanisme om ons te helpen en onze bedrijfsvoering verder te kunnen verbeteren. We kijken om die reden het hele jaar door kritisch naar onze kwaliteitszaken door middel van een intern auditsysteem. We toetsen daarmee continu dezelfde punten die een auditor eens per jaar komt controleren en nemen zijn bevindingen hierin ook mee. Wanneer iets niet voldoet aan de norm leggen we dit vast in interne audit- en verbeterrapporten. Vervolgens zoeken we naar een structurele oplossing zodat het proces gedegen wordt bewaakt.’
Smith: ‘Wanneer ik het ene jaar een bevinding maak, neem ik die ook altijd mee in de auditcyclus in het volgende jaar. Ik wil zien op welke manier opvolging is gegeven. De borging van kwaliteitsmanagement ligt verder bij het bedrijf zelf. Als je dat alleen voor de ogen van de auditor gaat doen dan neem je jezelf in de maling. Een auditor beoordeelt met een objectieve blik het systeem. Iedere tekortkoming is ook een kans om zaken te verbeteren.'
Een audit is een mechanisme om ons te helpen en onze bedrijfsvoering verder te kunnen verbeteren. - Christian Kievit
Wat hebben afnemers van diervoeders van de VanDrie Group aan een GMP+audit?
Smith: ‘Met GMP+certificering geeft de VanDrie Group een voederveiligheidsgarantie af aan afnemers. Daarnaast biedt GMP+ ketenborging doordat het ook voorwaarden bevat waar niet alleen de directe toeleveranciers van de VanDrie Group aan moeten voldoen maar ook de leveranciers die verder terug in de keten zitten. De norm bevat bijvoorbeeld voorwaarden voor het transport van het maismeel dat de VanDrie Group inkoopt, maar ook voorwaarden voor de teeltmethoden op de sojavelden in Zuid-Amerika, denk hierbij aan het gebruik van verboden pesticiden en GMO. Zelfs de communicatie naar de klant ligt vast in de norm.’
Kievit: ‘De VanDrie Group gaat zelfs een stap verder. Als ketenregisseur willen we vooruit kijken en binnen elke ketenschakel blijven verbeteren en optimaliseren. Om die reden kijken we niet alleen naar de paragrafen van de GMP+norm die voor onze werkprocessen relevant zijn, maar is de hele norm sinds anderhalf jaar de leidraad bij interne audits. Hierdoor zijn de proceseigenaren binnen onze bedrijven nog beter bekend met de vereisten en kunnen zij de collega’s binnen hun afdeling beter scholen over de norm. Het kwaliteitsbewustzijn binnen onze organisatie tillen we zo naar een hoger plan. Daar profiteren onze afnemers van.’
De voedingssector wordt geconfronteerd met steeds hogere eisen. Waar moet de VanDrie Group rekening mee houden?
Smith: ‘Omgeving en milieu worden steeds belangrijker gevonden. Maar ook op het vlak van voedselveiligheid worden de eisen steeds strenger, denk aan food defense, fraude, traceerbaarheid en allergenen. Stakeholders verwachten transparantie rondom deze thema’s. Voor de VanDrie Group is het belangrijk om hier proactief mee bezig te zijn en te communiceren richting stakeholders.’
Kievit: ‘Dat doen we ook zoveel mogelijk. Enerzijds door aankomende wijzigingen in wet- en regelgeving nauw in de gaten te houden. Anderzijds door voortdurend te monitoren wat de verwachtingen zijn van onze stakeholders; in gesprek met hen blijven is daarin belangrijk. Denk aan politiek en ngo’s, maar ook de gemeente en omwonenden. De interne en externe audits houden ons scherp. Al deze inzichten bespreken we tijdens periodiek kwaliteitsoverleg tussen afgevaardigden van onze vier Nederlandse voerbedrijven. In deze tijd verandert er veel en op een razend tempo. Door de synergie tussen onze bedrijven kunnen we anticiperen op ontwikkelingen in de toekomst.’
Dit interview is eerder gepubliceerd in het jaarverslag van de VanDrie Group. Continu zoeken we naar haalbare stappen om onze ambities waar te maken. Over onze resultaten zijn we open en transparant. Deze publiceren we ieder jaar in een MVO-verslag. Bezoek ons platform om meer te weten te komen over onze aanpak.
